Vous souhaitez dynamiser vos ventes et votre notoriété à l’occasion d’un évènement spécial ou bien souder et dynamiser votre équipe autour d’une activité particulière ?
Sachez que la communication évènementielle et les séminaires d’entreprises sont de plus en plus importants et appréciés.
Voici 6 étapes que nous vous recommandons pour les organiser :
1. Trouvez votre objectif
Il vous suffit pour cela de vous poser les bonnes questions : l’évènement a-t-il pour but de récompenser des collaborateurs, de remercier des clients fidèles, de souder vos équipes, de marquer une date spéciale, d’attirer de nouveaux clients, de faire parler de vous, de lancer un produit ? La réponse à cette question vous permettra de trouver la cible souhaitée, possiblement le type d’activité et le thème de l’évènement. Tout cela n’est que de votre ressort, c’est à vous d’initier l’idée de cet évènement.
2. Choisissez la nature de votre évènement d’entreprise
Lorsque vous avez votre idée, vous pouvez d’ores et déjà vous en remettre à une agence évènementielle pour vous aider dans le choix de la nature de l’évènement. L'événement peut prendre plusieurs formes : un séminaire d’entreprise, une conférence, un team building d’entreprise sportif, un afterwork sur une péniche, un repas, une soirée étudiante, une visite, des portes ouvertes…. Ce choix est important car il va déterminer ensuite les intervenants et animations nécessaires ainsi qu’imposer plusieurs contraintes logistiques.
3. Définissez un budget
Avant de commencer de plus amples recherches, il est important de décider d’un ordre de budget que vous êtes prêts à consacrer pour cet événement. Le coût des animations et des lieux est très variable suivant leur prestation, leur quantité et leur qualité. Connaître le budget, même approximatif, permet de faciliter les recherches, de se concentrer directement sur les activités qui sont à votre portée et donc de gagner du temps.
4. Fixer la date et le lieu
Pour ces deux points il est primordial d’être certain de la nature de votre évènement car vous allez devoir tenir compte de votre cible, des intervenants, de l’objectif de l’évènement et de l’organisation nécessaire pour fixer la date et le lieu. Nous vous conseillons de vous positionner sur plusieurs lieux, de demander plusieurs devis et conseils, notamment selon la cible que vous souhaitez atteindre. Par exemple, un séminaire d’entreprise n’est pas toujours le bienvenu durant un week-end. Avoir recours à un organisateur d’évènement ou une agence évènementielle sera alors un vrai plus, d’autant qu’ils pourront également s’occuper des devis et de la logistique, et s’assureront à la fois de la disponibilité de la salle et des intervenants. En plus, les agences événementielles sont déjà en contact avec de multiples prestataires. Il est donc plus facile pour elles d’obtenir plusieurs devis et de choisir celui qui répond le mieux à vos objectifs.
5. Préparer votre évènement d’entreprise
Cette partie demande de vraies capacités d’organisation d’évènement et de logistique, aussi nous vous conseillons de la déléguer entièrement à une agence évènementielle. Elle consiste à détailler chaque minute de votre évènement. Chaque activité et besoin doit être planifié à l’avance. La partie logistique est véritablement la plus éprouvante et chronophage, surtout qu’un séminaire d’entreprise ou évènement à visée promotionnelle peut demander beaucoup des besoins matériels.
Finalement, dans le cas où vous souhaitez atteindre un public extérieur ou nouveau, il faudra également gérer suffisamment à l’avance et avec de bons relais média la communication autour de l’événement afin de toucher et cibler un maximum de personnes.
6. Continuer de faire vivre votre évènement d’entreprise
Cette dernière partie est trop souvent oubliée ou bâclée par les entreprises alors qu’elle est essentielle à la fois pour les participants mais aussi pour vos collaborateurs actuels et futurs. Pensez donc à prendre un prestataire photo et vidéo, vous pouvez également penser à des animations dans la durée ou à des bornes photomatons … En effet il est important de communiquer a posteriori de l’événement pour booster votre image de marque. Là encore beaucoup d’agences événementielles pourront vous y aider.
Sachez enfin que La Petite Agence est une agence de publicité et évènementielle.
Nous nous chargeons pour vous :
- D'organiser votre événement en amont en trouvant le lieu et les animations
- De mettre en place une communication ciblée pour faire de votre événement un succès
- D'assurer le bon déroulement de votre événement en assurant la logistique et la sécurité le jour J
- De réaliser du contenu photo et vidéo qui vous servira à communiquer sur votre entreprise pour renforcer votre notoriété en aval de l'événement
A très bientôt, L’équipe de la Petite Agence
